今日はすごく簡単です。
動画を撮ったので、詳しくは動画で＾＾
ざっくりと説明すると、
スプレッドシートのメニューの、
【フォーム】→【ウェブページにフォームを埋め込み】
これで完了です(笑)
動画を見てもらえればすぐにわかると思いますので、そちらをご覧ください。
次回は、
「画像サイズが大きくてメールで送れない！どうしよう！」
について、簡単な解決方法をお話します。
お楽しみに。
前回のGoogleDrive編(http://0nq.net/pc007)で出てきた、
GAS(Google Apps Script)で、フォーム入力をしてもらった後に、
自動返信メールを出す方法について、お話ししたいと思います。
今回はちょっと難しいかもしれませんので、
じっくり読んでみてください。
→ 動画にしましたので、そちらも見ながら確認してみてください。
それでは、さっそく。
今回の仕組みを交えた全体の流れを紹介しておきます。
■全体の流れ
１．入力フォームを作る
↓
２．入力フォームに合った”トリガー”の作成
↓
３．実際に動作するかテストする
大まかにはこんな感じですね。
１．入力フォームを作る
ドライブ(https://drive.google.com/)から、
【作成】→【フォーム】
と進んでください。
何か案内が出ますが、×で。
タイトルとテーマはお好みで良いです。
僕は「手紙風フォーム」とレターヘッドを選択してみました。
タイトルとテーマを選択したら、
【OK】をクリックします。
「手紙風フォーム」（先ほど決めたタイトル）
と書かれたタイトルが出てきたでしょうか？
その下のフォームの説明に、
「あなたに手紙を送ります。」と記入します。（何でも良いです。）
その下に、「無題の質問」があると思います。
そこを、「メールアドレス」に変更してください。
「無題の質問」⇒「メールアドレス」
次に、「質問の形式」を、”テキスト”へ変更します。
「必須の質問」にチェックをして、”完了”してください。
どんな風になったか確認してみましょう。
【ライブフォームを表示】をクリックすると、
現在の状態が見れます。
良くできてますね。
無料で一瞬でここまでできる…
前の編集画面に戻ってきます。
ここまでで、１は終わりです。
↓
↓
↓
↓
↓
↓
２．入力フォームに合った”トリガー”の作成
引き続き先ほどの画面から、
【回答先を選択する】をクリックし、
【作成】をクリックします。
そうすると、【回答先を選択する】から、
【回答を表示】に変わるので、そこをクリックします。
エクセルみたいな、”スプレッドシート”が開きます。
ここに入力結果が届きます。
画面上部のメニューにある、
【ツール】→【スクリプトエディタ】を選択。
すぐ出てくるダイアログは閉じるでOK.
次は簡単なプログラムを記載するのですが、
以下を参考に名前などを好きに変えてください。
——–ここから———–
function myFunction(e) {
var sender = “池田光＠手紙屋さん”
var subject = “池田光の手紙 お申し込み完了通知”;
var userEmail = e.values[1];
MailApp.sendEmail(userEmail,
subject,
“お申し込みありがとうございます。\n” +
“後ほど手紙をお送りいたします。\n\n” +
“どのような手紙が良いか考えていてください。\n\n” +
sender,
{name: sender});
}
——–ここまで———–
入力できたら、
【リソース】
→【トリガー】
→【現在のプロジェクト】
→【OK】
→【トリガーが設定されていません。今すぐ追加するにはここをクリックしてください。】
ここで、「起動時」となっているところを、「フォーム送信時」
に変更します。
そして、【保存】します。
■承認が必要です
と出てきますので、【承認】します。
別画面になるので、【閉じる】
今の画面は、「現在のプロジェクトのトリガー」となっていると思いますので、
そこで、【保存】します。
これで２は完了です。
少し大変だったかも知れませんが、
一回慣れればあとは簡単なのでがんばりましょう！
↓
↓
↓
↓
↓
３．実際に動作するかテストする
それではドライブ(https://drive.google.com/)から、
先ほど作ったスプレッドシートをクリックしてください。
画面上部の、
【フォーム】→【ライブフォームを開く】
これで先ほど作成したフォームが開きます。
メールアドレスの欄があると思いますので、
ご自分のアドレスを入力し、送信してみてください。
回答を記録しました。
となり、先ほど設定した”トリガー”が動作し、
メールが届いたのではないでしょうか？
以上で３は完了です。
これで１，２，３が完了しました。
お疲れ様でした！
少し大変だったかもしれませんが、
簡単なフォームならこれで好きに作れるので、マスターしてみてください。
これをご自分のホームページなどに埋め込むこともできるので、
アンケートを取りたい、その結果を自動集計してくれないかな？
なんてときにも、今回覚えたことを使えばできますね。
次回はそれをやりましょう。
それはすごく簡単なのですぐに使えますよ。
では、次回は、
「アンケートフォームを外部サイトに埋め込んで自動集計で楽をする！」
をお話します。
お楽しみに。
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（学びをコメントで共有することで新たな発見があります）
今日は、【GoogleDriveで変わる仕事の仕方】についてお話したいと思います。
まず、GoogleDriveというのは、
・無料で使えて
・ExcelやWordやPowerPointのような機能があり
・多人数で同時編集が可能で
・Webフォームからの入力を勝手にシートに記入してくれる
という優れものです！！
他にもGoogle Apps Script(GAS)というものを利用すれば、
大抵のことはできるようになります。
Excelでいうところのマクロのようなイメージでしょうか。
今回は基本の基ということで、GASについては置いておきます。
これだけすばらしい機能がありながらも、
無料というのはさすがGoogleですね。
すごいです。
ではどのように活用すれば良いのでしょうか？
そもそもどこから使い始めればいいの？という方もいるでしょう。
使い方はですね、
Gmailを使っている画面があると思いますが、
その画面上部に、黒い帯があると思います。
そこの「ドライブ」というところをクリックします。
それかもしくは、見つからない方は以下のURLへアクセスしても同じです。（ログインはしておいてくださいね）
https://drive.google.com/
今回はExcelのような「スプレッドシート」について、
簡単に紹介します。
「ドライブ」のページに行くと、
“作成”というボタンがありますので、そちらをクリックしてみます。
すると、”スプレッドシート”がありますので、選択します。
Excelみたいな表がでてきましたね。
大体の使い方は雰囲気で察してもらえればと思います。
Excelとの大きな違い、
“多人数で同時編集が可能”というところに着目します。
先ほど作成したスプレッドシートに何でもよいので記入して、
そうすると自動保存されますので、
「ドライブ」の初期画面に戻ってください。
ここで今作った、
「無題スプレッドシート」というファイルが追加されているはずです。
このファイルの左にあるチェックボックスにチェックをして、
“その他”→”共有”→”共有”
という風に進んでください。
ここで、共有したいユーザのメールアドレスを記載します。
会社で使っている場合には、
メーリングリストなどを追加すれば、そこに登録されているユーザ全員が共有対象となります。
追加したら、”完了”をクリックします。
これで、共有完了です。
あとは、全員で一つのスプレッドシートを
閲覧しながら、
同時に編集も可能です。
全員のスケジュールや、
目標管理、日報など、
使えるシーンはたくさんあると思います。
非常に便利なGoogleDriveなので、
使ってみてくださいね。
それでは次回は冒頭に出てきました、
「Google Apps Scriptで自動返信メールが出せる」について
お話したいと思います。
これができると、無料で自動返信機能付きのフォームが作れますので、
お楽しみに。5分くらいで作れちゃいますので習得しちゃってください。
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（学びをコメントで共有することで新たな発見があります）
Googleって知ってますか？知ってますよね。
検索するときによく使いますね。
あれなんですが、
他にも便利な使い道がかなり！！あるんです。
少しずつで良いので、こういう便利なところを使って、
快適なネットライフを送りましょう。
さて、
まず基本から。
Googleのアカウントを取得することで、
多くの機能を使うことができるようになります。
アカウントといっても、
すでにGmailのアドレスを持っている人は、それです。
Gmail持っている人はそれで大丈夫です。
色々ありすぎて何から紹介しようかすごく悩むのですが、
一番簡単そうなところから！
Gmailの使い方を少しだけ。
Gmailは基本的にはWebメールです。
ブラウザからIDとパスワードを入力したら、
普通にログインできて、メールの内容が見れますね。
ということは、どこからでもメールが確認できますね。
これは非常に便利です。
Webメールはこういうところがいいですね。
普通のメールだとメールクライアントソフトが必要だったりするので、
Thunder birdとか秀丸とかそういうのを使っている方も多いと思います。
僕も前はThunder birdを使っていましたが、
なぜ、使うのを辞めたか？
それは、
…
…
「新しいPCにしたときに移動が面倒」
だったからです。
一応、
Thunder birdから全てのデータを抽出してくれる
フリーソフトがあって、
それを使って移動させましたが、
ファイルサイズが数GBという単位で、
ちょっと重いのです。
ただでさえ、
新しいPCにしたら他の環境も整備しなくてはいけないので、
少しでも引っ越しの手間は減らしたいモノ。
それが、常日頃から、
GmailのようなWebメールを使うことで、
使うPCに依存しないので、常に同じ環境を維持できる、というわけです。
これでGmailを使う利点は
なんとなくわかってもらえたかなーと思いますので、
どうやって使ってるのか、を少しお話します。
Gmailは便利ですが、
そのまま使っていると、普通のメールクライアントソフトの方が
便利に感じる人もいるでしょう。
なぜなら、
「メールを振り分けるフォルダが見当たらないぞ？」
という疑問を持つ方が一番多いのではないでしょうか。
Gmailにフォルダはありませんが、
「ラベル」という振り分け方があります。
———-★ラベルの作り方———-
歯車みたいなアイコンをクリックして、
「設定」。
「ラベル」というタブにいくと、
「新しいラベルを作成」というボタンがありますので、
そこからラベルが作成できます。
—————————————-
標準でもいくつか作成されていると思いますが、
「あとで読む」とか
「●●さん」とか
「領収書」とか
そういう「ラベル」をたくさん作れます。
メールが届いたら、自動で
このラベルをくっつけます。
そうすると、
「●●さん」からのメールが埋もれてしまっていても、
このラベルを選択すれば一発でわかります。
———-★自動でラベルをつける方法———-
自動でラベルをつける方法は、
Gmailの画面の上部の方に、
「検索窓」があると思います。
そこに、
特定したいメールアドレスや、メッセージなど、
何でも良いので、入力して、検索してみてください。
それで該当のメールが表示されたら、
小さい矢印（▼）が検索窓の右端にあると思いますので、
そこをクリックして展開。
そうすると色々設定がでてきますね。
そこの右下の、
「この検索条件でフィルタを作成 >>」
をクリックします。
次に、
「ラベルを付ける」
にチェックをし、
「ラベルを選択」
してください。
他の既存のメールにもラベルをつける場合には、
「一致する■■■件のスレッドにもフィルタを適用する。」
にチェックを入れてください。
そして最後に、
「フィルタを作成」
をクリックします。
これで完了です。
—————————————-
ちょっと大変かなー
と思うかもしれませんが、
PCの引っ越しに比べたら大したことはありません。
ラベルももっとたくさん作れますし、
まだまだ便利な機能がたくさんあります。
例えば、こういう使い方もあるので、
その1例を紹介します。
ある1つの家族がいました。
そこは夫と妻だけで子供がいません。
ある時、妻が子供を授かり、
そして、無事出産。
男の子でした。
父は息子の写真を撮りました。
そして、メッセージを添えて、
Gmailに送信しました。
父は、
息子の日々の成長を、
写真に収めて、
メッセージを添えてGmailに送信。
これをずっと続けてきました。
ある時父は病気にかかり、
入院するようになりました。
なかなか症状が良くならず、
苦しんでいました。
息子が20歳になったら、
成長の記録として、
Gmailに送りためた写真とメッセージを
見せようとしていました。
父は病気と闘いましたが、
息子が19歳のときに亡くなりました。
そして、20歳の誕生日に、
母から息子へ、
「これはお父さんからだよ」
といって、Gmailに撮りためた、
生まれたときからの写真と、
父からのメッセージを受け取りました。
19年分のメッセージを受け取り、
息子は涙しました。
…
…
…
というお話があります。
このように、写真とメッセージを送っておくと、
アルバムのようになりますね。
メールですから、気軽にいつでも送信しておけば良いのです。
こういう使い方どうでしょうか？
他にもたくさん素晴らしいアイディアがあると思います。
便利なツールですが、
そこからさらに、
画期的な効果を生み出すのは、人の使い方次第です！
上手に使って、楽しみましょう。
次回も「Google活用術」の続きをお話します！
PS
さっきのGmail活用例。
小田和正さんの「言葉にできない」をBGMにして読むと雰囲気でます。
間の細かいストーリーは皆さんの妄想におまかせします。
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