今日は、【GoogleDriveで変わる仕事の仕方】についてお話したいと思います。

まず、GoogleDriveというのは、

・無料で使えて

・ExcelやWordやPowerPointのような機能があり

・多人数で同時編集が可能で

・Webフォームからの入力を勝手にシートに記入してくれる

という優れものです！！

他にもGoogle Apps Script(GAS)というものを利用すれば、

大抵のことはできるようになります。

Excelでいうところのマクロのようなイメージでしょうか。

今回は基本の基ということで、GASについては置いておきます。

これだけすばらしい機能がありながらも、

無料というのはさすがGoogleですね。

すごいです。

ではどのように活用すれば良いのでしょうか？

そもそもどこから使い始めればいいの？という方もいるでしょう。

使い方はですね、

Gmailを使っている画面があると思いますが、

その画面上部に、黒い帯があると思います。

そこの「ドライブ」というところをクリックします。

それかもしくは、見つからない方は以下のURLへアクセスしても同じです。（ログインはしておいてくださいね）

https://drive.google.com/

今回はExcelのような「スプレッドシート」について、

簡単に紹介します。

「ドライブ」のページに行くと、

“作成”というボタンがありますので、そちらをクリックしてみます。

すると、”スプレッドシート”がありますので、選択します。

Excelみたいな表がでてきましたね。

大体の使い方は雰囲気で察してもらえればと思います。

Excelとの大きな違い、

“多人数で同時編集が可能”というところに着目します。

先ほど作成したスプレッドシートに何でもよいので記入して、

そうすると自動保存されますので、

「ドライブ」の初期画面に戻ってください。

https://drive.google.com/

ここで今作った、

「無題スプレッドシート」というファイルが追加されているはずです。

このファイルの左にあるチェックボックスにチェックをして、

“その他”→”共有”→”共有”

という風に進んでください。

ここで、共有したいユーザのメールアドレスを記載します。

会社で使っている場合には、

メーリングリストなどを追加すれば、そこに登録されているユーザ全員が共有対象となります。

追加したら、”完了”をクリックします。

これで、共有完了です。

あとは、全員で一つのスプレッドシートを

閲覧しながら、

同時に編集も可能です。

全員のスケジュールや、

目標管理、日報など、

使えるシーンはたくさんあると思います。

非常に便利なGoogleDriveなので、

使ってみてくださいね。

それでは次回は冒頭に出てきました、

「Google Apps Scriptで自動返信メールが出せる」について

お話したいと思います。

これができると、無料で自動返信機能付きのフォームが作れますので、

お楽しみに。5分くらいで作れちゃいますので習得しちゃってください。

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